热门关键词:

办公耗材

文件夹整理技巧,让文件不再堆积如山

文章出处:网责任编辑:作者:人气:-发表时间:2012-12-12 15:17:00

  文件夹 是整理文件时不可缺少的工具。商务文件一般都是A4大小的,所以有很多人都使用A4文件夹来整理保存。虽然文 件夹是大家都非常熟悉的工具,但是我 们却会常常弄错它的用法。因此,首先为 大家介绍文件夹的使用方法。

  一般情况下,我们使 用文件夹是为了整理资料,不让信 息摆放得零乱无章,或是为 了妥善保存重要文件,避免出现折角情况。这样的 业务流程往往容易引起工作上的不便。

  为了避 免带来工作上的不便,在使用 文件夹整理文件时,应该按照“不同项目”、“不同案件”分开整理。为A项目准备A文件夹,为B项目准备B文件夹。技巧就在于:绝对不 要将不同项目的资料放入同一个文件夹之内。

  应该有 不少人都试过以上所说的方法吧。实际上,绝大多 数的人都会遇到这样的情况:文件夹不断分类,数量不断增多,渐渐堆积成山,最终导 致工作无法顺利展开。也许连 文件自身都在呼喊着“要这样堆到什么时候”。

  信息不是用来储存(保管)的,而是应 该让它流动起来(处理)。只有灵活利用了,信息才有价值,仅仅整 理是毫无意义的。正因为使用文件夹能妥善地保存文件,本来应 该流动利用的文件往往会在不知不觉中被储存了起来,这是我 们必须要注意的地方。

  一般来说,有以下两种方法:根据“待处理”、“已处理”、“保管”等工作 阶段区分文件的分类方法和按日期区分的时间系列保管方法。但是,对一般人来说,采取这 两种方法非但不能充分利用信息,反而会 导致文件不断堆积。

  在此,我们建议大家考虑“流动文件夹”。这是一 种根据自己能处理的工作量来决定文件夹数量的方法。

  以我自己为例来说,我都是 将能流动管理的文件的数量设定为10个。因此,当前工 作所用的文件夹也就只有10个。

  有新文件(工作)出现的时候,如果不处理好已有文件夹的工作的话,就不能 将新工作加入文件夹之内。这样一 来就变成文件夹的数量决定自己可以处理的工作量。

  比方说,假设现在已有10个文件,又新增了第11个文件,这时你 就需要决定优先处理哪个,哪个文件暂缓,“不作处理”。若是都 决定延缓或是保留的话,文件夹就会不断增多,信息也 只会不断堆积储存,工作得不到有效处理,最终变得杂乱无章。

  如果要 将文件严密分类的话,必定会 出现界限不明确的文件。若是设定详细的规则,就只会 变得越来越麻烦,直到无法继续下去。为了避 免出现这样的情况,一开始 就设定好能流动处理的数量,之后再 根据情况进行调节,尽量不要超出这个数,这样的 方法既简单又实用。

  假如已经堆积了八、九个文件,你就会开始着急,如果不赶快处理的话,就无法着手新的工作。这样一来,工作效 率也会自然而然地提高。也就是说,比起费时间分类、整理工作和文件,还不如 集中处理眼前的工作。

  若是保存文件的话,不管有 多少个文件夹都没关系。

  不过若 是处理文件的话,绝对不 能让流动文件夹的数量超过自己能处理的工作量。要设定 几个流动文件夹是你必须好好考虑的问题。

  一般来说,什么类 型的文件夹都可以拿来使用。不过,对于需 要与大量的纸质资料打交道的人来说,选择“超硬文件夹(带插袋)”作为流 动文件夹十分方便,因为这 种文件夹插袋比较大,而且结实耐用。

  如果是 一般的文件夹的话,不仅容纳的纸张有限,勉强塞进去的话,接口处还会渐渐裂开。然而,换成超硬文件夹的话,附带有10厘米左右的插袋,整理汇 总的文件也能放得进去。不过,虽然一 个文件夹能收纳大量的资料,但是不 要忘记快速处理文件的诀窍在于绝不将不同工作混杂在一起。

  再重复一次,清楚意 识收入文件夹中的文件是要流动利用还是要堆积储存,是非常关键的。千万不要被文件夹可以用 来收集保存的表象蒙蔽了。

  在不经意之间,文件夹 常常被用于保管储存资料,数量不断增多。为了避 免发生这样的情况,最好有 意识地将储存和流动利用分开。流动利用的情况下,就使用“流动文件夹”来限定数量,从而避 免发生工作停滞的情况。

友情链接:    五分彩票网址   五分彩票代理   五分彩票开奖网   时分彩票网   时分彩票官方网站